Lista de verificación del proveedor antes de formalizar un pedido

Es fácil gustar de un proveedor por su catálogo o su cotización; verificarlo antes de pedir es ya otro trabajo. La siguiente lista ordena lo que conviene preguntar y comprobar antes de emitir el primer pedido. Ningún punto basta por sí solo, pero evaluados en conjunto reducen el riesgo de forma notable.

Documentación oficial y verificación de identidad

Pida primero que el proveedor acredite su existencia por escrito: inscripción mercantil, código fiscal y datos de registro. Compruebe que la razón social, la dirección y la persona autorizada de esos documentos coincidan con su correspondencia. Si solo recibe fotografías de los documentos, solicite copias completas, actuales y legibles.

Los puntos básicos son:

• Certificado de inscripción de la empresa y su situación
• Coincidencia entre código fiscal y razón social usada en las comunicaciones
• Identidad clara del firmante o del contacto principal
• Registros y permisos de exportación exigidos por su mercado de destino

La coherencia entre documentos es donde con más frecuencia fracasan los suplantadores. Contrastar con fuentes de terceros, como registros de cámara de comercio, siempre resulta más fiable que la información autopublicada.

Cuenta bancaria y seguridad del pago

La cuenta bancaria que va a pagar debe coincidir con la razón social registrada del proveedor. Si el titular es distinto, pida una explicación por escrito y una confirmación bancaria antes de transferir. Un pago a un particular o a una cuenta en un país inesperado es de los problemas más difíciles de deshacer.

Aclare antes de pagar:

• ¿El nombre del titular coincide exactamente con la razón social?
• ¿Quién asume las comisiones y en qué moneda se transfiere?
• ¿Puede obtenerse confirmación escrita del tipo de cambio y de cargos adicionales?

Con un proveedor nuevo es habitual un anticipo más alto; a cambio, deje por escrito el calendario de pagos, las penalizaciones por retraso y las condiciones de revisión. Para pedidos de mayor importe puede considerarse instrumentos con garantía bancaria, como una carta de crédito. Elija el método según el valor del pedido y la práctica de ambas partes.

La visita a fábrica y la comprobación de capacidad

Siempre hay diferencia entre juzgar a distancia y estar en el taller. Si es posible, organice una visita a la fábrica antes de pedir; si no lo es, realice al menos un recorrido por vídeo en directo. Mire más allá del número de máquinas: el almacenamiento de materia prima y semiterminados, la distribución de la mano de obra por turnos y las estaciones de control de calidad.

Qué observar en el lugar:

• Estado general de las máquinas y su mantenimiento
• Si el stock del almacén coincide con la capacidad declarada
• Si las estaciones de control de calidad se usan de verdad
• El archivado ordenado de muestras, utillajes y registros de calidad

Pida que las cifras de capacidad se apoyen en un plan de producción: producción mensual, grado de ocupación y picos de temporada. Trabaje con quien explica la capacidad con su razonamiento, no con quien solo dice la cifra que usted quería oír.

Señales de subcontratación y bases del contrato

Algunos proveedores delegan parte de la producción en subcontratistas; no es algo malo por sí mismo, pero sin control crea riesgo de calidad y de plazo. Aclare antes de pedir qué etapas producen internamente, cuáles se delegan y si los cambios de subcontratista se notificarán por escrito.

Los elementos básicos del contrato son:

• Alcance, especificación y criterios de aceptación
• Precio, condiciones de revisión y calendario de pagos
• Plazo de entrega y obligaciones en caso de retraso
• Confidencialidad, propiedad intelectual y procedimiento de disputas

Las condiciones de la cotización y las del pedido no deben contradecirse. Si se contradicen, confirme por escrito cuál prevalece; las promesas verbales son difíciles de demostrar después.

Conclusión

La verificación no es un trámite que se cumple una vez, sino un hábito que se repite con cada proveedor nuevo. Cerrar los puntos de documentos, pago, fábrica y contrato antes de pedir evita problemas mucho más caros de corregir más adelante. Cuando su producto y sus volúmenes estén claros, podrá añadir estos pasos a sus preguntas al enviar la solicitud desde la página Solicitar Cotización.